Herbstputz in Büro, Werkstatt und Zuhause – 5-S-Methode

Das papierlose Büro? Oft ein Wunschdenken.

chaos-durcheinander-werkstattIn der Werkstatt oder bei anderen handwerklichen Aufgaben? Verschiedene Arbeitsmaterialien sind das Handwerkszeug, auf welches keineswegs verzichtet werden kann.

Am Ende des Tages liegen Papierstapel, Fliesenteile oder Späne quer im Raum verteilt. Nun die Überlegung – weitermachen wie bisher oder einige Minuten Zeit nehmen und das Durcheinander auflösen?

Das bevorstehende Frühjahr kann ein guter Anlass sein, den Winter und die Unordnung auszukehren. Mit der 5-S-Methode gelingt dies strukturiert und systematisch.

5-S-Methode-schematisch-Kreislauf-Birkholz-Consulting

Motivieren Sie sich, indem Sie vorher/nachher-Fotos Ihrer Wirkungsstätte machen. Los geht’s mit der Aktion.

Baustein 1: Sortieren – was benötige ich wirklich am Arbeitsplatz? Was kann weg? Defekte, unbrauchbare Werkzeuge, doppelte oder veraltete Dinge, verschmutzte Ablagekästen, in denen sich Werbeblättchen sammeln. Räumen Sie gründlich aus, entsorgen Sie.

Baustein 2: Sichtbare Ordnung schaffen – die verbliebenen Materialien werden übersichtlich angeordnet und erhalten ihren festen Platz. Baustein 5  „Selbstdisziplin“ ist so wichtig, dass ich ihn direkt hier aufführe: Nach Benutzen der Materialien sollten Sie künftig die Sachen, wenn erforderlich, reinigen und unbedingt wieder an ihren festen Platz stellen/legen.

Baustein 3: Sauber machen – das macht die Reinigungskraft!? Für einen sauberen Arbeitsplatz sollten Sie sich selbst verantwortlich fühlen und ab sofort täglich ein paar Minuten investieren. Kleinigkeiten, wie die Tasse vor Feierabend spülen und Müll in den Abfallbehälter packen, sind ruckzuck erledigt.


coffee-tasse-spuelen-5-s-methode3/5 der Methode erfolgreich geschafft. Herzlichen Glückwunsch!

Gönnen Sie sich nach getaner Aufräum-Aktion eine Pause.

Belohnen Sie sich mit einem Foto des aufgeräumten Platzes.
Ergänzend können Sie die Ergebnisse schriftlich dokumentieren.


Baustein 4: Schaffe Standards –  Täglich – das Schlüsselwort für Verbesserungen. Abläufe möglichst zu standardisieren ist die beste, einfachste und sicherste Art und Weise neue Gewohnheiten zu etablieren sowie als eine Routine zu entwickeln, die durchaus gemocht werden kann.

Baustein 3 „sauber machen“ ist ein sehr geeigneter Kandidat dafür. In Werkstätten zum Beispiel wird am besten ein Plan abgestimmt und aufgehängt, wann abwechselnd jeder mit Kehren dran ist. Nicht, dass es deswegen Streit gibt 😉

Viele Abläufe werden täglich durchgeführt. Schaffen Sie die Voraussetzungen, dass die neuen, standardisierten Abläufe immer wieder umgesetzt werden.

Ein Praxisbeispiel: Die Übergabe zum Schichtwechsel. Mit Hilfe von Checklisten werden die besonderen Vorkommnisse und die noch anstehenden Aufgaben besprochen. Die Checkliste unterstützt, dass alle wesentlichen Themen  übergeben werden. Für beide Schichtwechsler bedeutet das etwas Disziplin. Zum einen die Checkliste möglichst vor der Übergabe ausfüllen, zum anderen pünktlich zum Schichtbeginn erscheinen.

Baustein 5: Stelle Selbstdisziplin sicher – Die besten Standards nutzen nichts, wenn sie im Ordner abgelegt sind und keine Anwendung finden. Praktizieren Sie die neuen Abläufe.

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Abläufe eingehalten werden und, ob sie verbessert werden können. Erweisen sich die Prozesse als sperrig, schauen Sie sich diese genau an und finden Sie die Ursachen, weshalb die Prozesse schwerfällig (geworden) sind.

Bleiben Sie dran. Der Erfolg Ihrer Engagements in die 5-S-Methode wird sich auszahlen!5-S-Methode-5-fuenf-Vorteile

Sie haben nun eine volle Hand Vorteile, dass Sie die Methode direkt anwenden.
Noch ein weiteres Plus folgt anschließend fast automatisch: Sie brauchen nicht mehr suchen, da alle benötigen Arbeitsutensilien ihren festen Platz bekommen und alle an ihrem Platz sind.

Sie erhalten kostenfrei mehr Zeit für die eigentliche Arbeit, für Ihre Kundinnen und Kunden und können mehr Umsatz generieren. Einfach dadurch, dass Sie die unproduktive Suche-Zeit deutlich reduzieren, Übergaben schneller erfolgen und durch das Standardisieren unerwünschte Leerläufe vermieden werden.

Noch ein Argument für einen ordentlichen Arbeitsplatz gewünscht? Mein Lieblingsbeispiel Heizungswartung. Sie wird stets nach demselben Schema mit denselben Werkzeugen durchgeführt. Bei der Wartung im Herbst sollte das Wasser in den Heizkörper aufgefüllt werden. Eine Kleinigkeit. Wenn der Monteur das notwendige Werkzeug dabei gehabt hätte.

In Zahlen ausgedrückt: 8 Minuten zur Firma fahren, 6 Minuten das erforderliche Werkzeug suchen, 8 Minuten zurück zur Kundin fahren, 8 Minuten Wasser in der Heizung nachfüllen. Summe Zeitbedarf: 30 Minuten.

Bei einem durchschnittlichen Monteurssatz von 46 €/h netto beträgt der verlorene Umsatz 23 €. Passiert das einmal pro Woche, sind auf das Jahr hochgerechnet 25 Stunden durch diesen Mehraufwand vergeudet werden UND 1.150 Euro nicht realisierter Umsatz bzw. Verlust nur wegen eines vergessenen Werkzeugs.

Verlust
Das Praxisbeispiel zeigt deutlich, dass das regelmäßige Anwenden der 5-S-Methode auch Umsatzverluste vermeiden kann.

Ich wünsche Ihnen eine tatkräftige Putzaktion mit der 5-S-Methode.

PS: Die 5-S-Methode kann detaillierter und mit kleineren Bausteinen durchgeführt werden. Auch Ihre Firma kann ich hierbei unterstützen. Die Investition im Verhältnis zum Nutzen können wir ausrechnen und Ihnen dadurch einen nachhaltigen Mehrwert schaffen. Sprechen Sie mich an.

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